Het begon allemaal in de jaren zeventig en nu komen we steeds meer tot de conclusie dat het toch eigenlijk niet zo prettig werkt als werd gedacht: De Kantoortuin

Heel geleidelijk is in de jaren zeventig de transformatie naar de open werkvloer en hiermee de kantoortuin ingezet. Vanaf 2010 heeft alles een vlucht genomen door de opkomst van Agile werken. Want Agile werken en een kantoortuin gaan een soort van hand in hand samen. Nu, een aantal jaren later, is het bijna niet meer weg te denken; een open werkvloer. Wanneer je ergens gaat solliciteren en je komt in een kantoortuin terecht zal dat je geenszins verbazen.

Ga je opzoek naar een kantoorpand dan is de kans groot dat je panden zal gaan bekijken die veelal beschikken over open ruimtes. En dat allemaal door de opkomst van Agile werken. Maar heb je een agile werkvloer nodig om Agile te kunnen zijn als onderneming? Of zou het zelfs zo kunnen zijn dat kantoortuinen en open werkvloeren, die zo geacht worden te passen bij Agile werken, de Agile mindset juist in de weg staan?

Wat is Agile werken eigenlijk?

Als je Google translate het woord laat vertalen dan zie je 4 betekenissen: behendig, lenig, vlug en rap. Tegenwoordig gebruiken we het woord vaak in de zin van wendbaar en flexibel. Het begon in 2001 binnen de softwareontwikkeling. Toen kwamen 17 programmeurs bij elkaar om het “Agile Manifesto” te schrijven. Hierin namen zij de basisprincipes van het Agile werken op. Uiteindelijk gaat het bij Agile werken meer om slimmer dan om harder werken. Het gaat niet om het uitvoeren van meer werk in minder tijd: het gaat om meer waarde creëren met minder werk. Wat de betekenis ook mag zijn één ding is in iedere geval duidelijk, we kunnen er vandaag de dag niet meer omheen.

Kantoortuin funest voor je concentratie? Gek genoeg wisten we 30 jaar geleden al dat een kantoortuin funest is voor je concentratie. In 1997 is er door de Universiteit van Calgary in Canada onderzoek gedaan naar de effecten van de kantoortuin op werknemers. Dit onderzoek toonde aan dat werken in een kantoortuin per dag 86 minuten aan productiviteitsverlies kost. Daarnaast maakten medewerkers tot wel 50 procent meer fouten.

Stilte, onmisbaar om goed te kunnen presteren?

Stilte is iets wat af en toe onmisbaar is om goed te kunnen presteren, maar onvindbaar is geworden in de kantoortuin. Het lukt de gemiddelde kenniswerker om ongeveer elf minuten ongestoord te werken. Volgens onderzoek van Gloria Mark, hoogleraar informatica aan de University of California, duurt het na een afleiding gemiddeld 23 minuten en 15 seconden voordat je weer geconcentreerd aan de slag gaat met de taak waar je mee bezig was.

Het creëren van een balans tussen dynamiek en stilte is daarom noodzaak. De kantoortuin is daarom niet goed te noemen voor de mentale gezondheid. Als werknemer moet je kunnen kiezen om een plek te vinden die past bij de te verrichten werkzaamheden. Moet je veel nadenken dan heb je een ruimte nodig die stil is. Zodra je geen keuzevrijheid hebt, dan ervaar je de overlast door je collega’s als nog storender dan het geluidsoverlast an sich. Wat zomaar resulteert in verstoorde werkrelaties.

Stilte heeft een positieve invloed op creatief denkwerk en besluitvormingsprocessen. Contemplatie betekent letterlijk ‘het scheiden van iets uit zijn omgeving’. Huidige wetenschappers concentreren zich steeds meer op stilte als fenomeen en niet alleen als het ontbreken van lawaai. Nieuwe inzichten stellen dat ons brein nooit stilstaat. Als we actief aan de slag gaan, schakelt het brein van de nadenkmodus over naar de actieve modus, gericht op het uitvoeren van een handeling. Daadwerkelijke stilte creëert na een periode van gerichte activiteit ruimte voor je hersenen om naar de nadenkstand te gaan.

Gebrek aan privacy

Een studie uitgevoerd door Ethan Bernstein en Stephen Turban van de Harvard Business School wijst uit dat het creëren van een open kantoorruimte juist zeer nadelige effecten heeft op de communicatie. Ze hebben een test laten uitvoeren en onder de werknemers bleek dat 72 procent van de collega’s minder tijd aan persoonlijke interactie besteden, maar wel 56 procent meer e-mails aan elkaar verstuurden en 67 procent meer berichtjes. Die berichten waren ook nog eens 75 procent langer dan gemiddeld. Het geteste bedrijf melde ook dat de algehele productiviteit was afgenomen nadat de ruimte was aangepast. Volgens hen werd minder informatie via de e-mails overgebracht dan normaal face to face zou zijn gebeurd. Deze extreme verandering zou volgens de onderzoekers gevolg zijn van een gebrek aan privacy en te veel zichtbaarheid. Eenmaal toen collega’s elkaar beter konden zien werken en konden horen gingen ze sneller koptelefoons dragen waardoor ze zichzelf automatisch minder benaderbaar maakte voor een conversatie. Ook gingen ze door hun zichtbaarheid proberen drukker over te komen door meer e-mails te versturen dan normaal. Weg Agile werken dus.

Niet storen

Nu lijkt het er op dat je, om productief te zijn, dus beter niet in een kantoortuin kan gaan werken waar je last hebt van geluid van je collega’s en geen privacy hebt. Dat is niet helemaal het geval. Je bent inderdaad minder gestrest als het stil is, maar werken zonder verstoringen blijkt juist ook niet helemaal goed voor de productiviteit. Je gaat ervan uit dat je lekker kan doorwerken als je door niemand wordt gestoord. Maar uit onderzoek blijkt dat, wanneer je weet dat je niet gestoord zult worden, je juist langer over je werk doet. In een open werkruimte weet je van tevoren dat je vroeg of laat gestoord zal gaan worden. Dat wetende zorgt ervoor dat je het gevoel hebt dat je op moet schieten, wat er weer voor zal zorgen dat je je werk eerder af zult hebben voordat de afleiding komt.

Maar wat dan? Het lijkt er dus op dat alleen een kantoortuin niet blijkt te werken, maar sec aparte ruimtes waar je alleen zit ook niet. Een tussen oplossing zou kunnen zijn om ruimtes te plaatsen waar je kan gaan werken zodra je even niet gestoord wenst te worden. Het probleem hiermee is echter dat mensen er veel te lang in blijven zitten, alsof het hun privé kantoortje voor die dag is.

Kortom, voor de opkomst van de kantoortuin was het al problematisch om de ideale werkruimte te creëren, maar sinds de opkomst van Agile werken is het nog lastiger geworden.

De generatie van nu is een dynamische generatie, waar graag in teams aan projecten wordt gewerkt, er constant overleg plaats vindt en er continu contact wordt onderhouden, face to face of via direct messaging. Afstappen van het kantoortuinconcept, omdat het voor flink wat nadelen zorgt, is dus niet de oplossing.

Volgens Harold Coenders, directeur werkplekinnovatie bij Colliers International is de ideale oplossing het creëren van een gezamenlijke stilteruimte. Een soort bibliotheek waar in stilte en zonder verstoringen gewerkt kan worden. Net als een universiteitsbibliotheek voor studenten. De meerwaarde van zo’n bibliotheek komt voort uit het feit dat je er juist niet alleen zit, maar de afspraak is er wel dat er in stilte gewerkt moet worden. Er is een hoge mate van sociale controle aanwezig. Dankzij de groepsdruk is de kans klein dat er iemand is die deze stilte zal doorbreken. Te lang blijven zitten is niet logisch want je kan er immers niet bellen of overleggen. Volgens Coenders krijgt de stilteruimte langzaam voet aan de grond in kantoorland. ,,Het nieuwe hoofdkantoor van ING in Amsterdam-Zuidoost beschikt straks over een aparte bibliotheekruimte’’, zegt Coenders. Hij verwacht dat steeds meer bedrijven zullen volgen. ,,De kantoortuin is niet de bron van het kwaad, er zitten ook voordelen aan. We moeten niet het kind met het badwater weggooien. We moeten de kantoortuin aanvullen en werknemers een keuze geven.’’ 

Het creëren van de ideale plek is iets wat u zelf moet doen of waar u hulp bij in moet schakelen van deskundigen. Want ieder kantoor of werkplek heeft behoeftes die aangepast worden aan de eigenschappen van de te verrichten werkzaamheden. Kijk en luister goed naar de mensen die er daadwerkelijk moeten gaan werken. Soms is het onmogelijk om die ideale plek te creëren op uw huidige locatie.

PITH Makelaars helpt u graag bij het vinden van uw ideale bedrijfsruimte. Dankzij onze jarenlange ervaring op het gebied van Bedrijfs Onroerend Goed zijn wij uw sparringpartner om met u mee te denken over de mogelijkheden van de in te richten ruimte. Soms lijken de mogelijkheden schaars, maar dikwijls vinden wij toch een manier om aan de wensen te voldoen of zoeken wij met u verder naar een andere oplossing. Ook PITH heeft haar concept toegepast op Agile werken. Dan wel niet in de vorm van een kantoortuin, maar wel in een wendbare en flexibele opstelling richting onze contacten. Wij houden graag de lijntjes kort en richten ons op een open en snelle communicatie en transparante afspraken. Bij ons op kantoor vindt u geen stilteruimte, maar wel een plek waar de koffie klaar staat. Wij luisteren graag naar uw verhaal en wensen.

Nog niet genoeg gelezen over het onderwerp kantoortuinen? Lees dan ook nog even deze column van Roos Schlikker

Bron: AD